毎日仕事をしていて、
「メールの返信だけで１時間も使ってしまった」「隣の人から話しかけられて仕事にならない」
など、仕事がはかどらないと、感じることはないでしょうか？
その結果、残業が増えてしまい、体調を崩す羽目になってしまったともなると、仕事自体に嫌気がさしてしまいますね。
残業に対する企業の対応も厳しくなり、いかに集中して、効率よく仕事をするか、営業パーソンや事務スタッフにとっても、大きな問題になっています。
そんな悩みを解決できそうなのが、フォーカスタイムの導入です。
業務を効率よく、集中して行うために、自分だけの時間を設定して、仕事をできるようにするルールです。
このフォーカスタイムについて、その効果や、メリット、導入するためのポイントについて、解説していきます。
フォーカスタイム
フォーカスタイムとは、仕事の中断をなくし、強制的に仕事に集中させることで、業務の効率化、生産性向上を目指すものです。
その結果、残業が減り、働く人のワーク・ライフ・バランスを実現するための取り組みです。
呼び方はいろいろで、「がんばるタイム」「集中タイム」「Quietタイム」等と呼ばれたりします。
現実的に、自分の作業だけに集中して取り組める時間を確保するというのは難しいです。
どうしても、急な打ち合わせ、電話槍客の対応、メールや社内連絡、雑談や雑用などで、仕事が中断することは多くあります。
一度集中が切れてしまうと、邪魔が入る前の状態に戻すのは、決して容易なことではありません。
そこで、女性用の下着メーカーである、トリンプ・インターナショナル・ジャパン株式会社がこのフォーカスタイムを導入したのが、最初だとされています。
トリンプ社では、毎日12時30分から14時30分までの2時間は、自分の仕事だけに集中する時間帯を設けたといいます。
このような取り組みが好評で、トリンプ社の主力商品である、「天使のブラ」が生まれるきっかけになったといわれています。
その後、様々なメディアで取り上げられ、その内容や効果が高く評価されました。
今では、内閣府も推奨するワーク・ライフ・バランスの実現に向けた、取り組みの一つとなっています。
このフォーカスタイムは、時間帯や禁止事項のルールは、会社によって自由に設定可能であるため、どの業種にも取り入れやすい汎用性の高さも魅力ではありますが、導入に失敗したという企業があることも事実です。
ここでは、フォーカスタイムのメリットやデメリットから、どのようにしたらスムーズに導入できるかを詳しく紹介していきたいと思います。
フォーカスタイムのメリットとデメリット
フォーカスタイムには、メリットばかりがありそうに思われますが、デメリットもあり、そのことが原因で、うまく導入できない企業もあります。
メリットやデメリットを把握し、自社に導入するためのヒントに繋げましょう。
メリットについて
一番のメリットは、社員1人当たりの生産性がアップする点です。
フォーカスタイムを導入すると、周囲の雑音に惑わされることなく、目の前にある自分の仕事だけに集中できます。
1人当たりの生産性が高まれば、社内全体の業績アップにもつながり、会社の成長に大いに期待ができます。
もう1つは、早出や残業をカットできる点です。
働き手が不足していると、社員1人当たりの負担が大きくなり、早出や残業による長時間労働が悪化します。
長時間労働が続くと、体調不良やうつ病のリスクが高まり、場合によっては過労死につながる恐れがあります。
気偉業にとっても、時間外労働手当を削減できますし、心身の不調による、離職を防ぐことができたり、多くのメリットにつながります。
更に、業務が多い企業で有効になるのが、仕事の優先順位をつけることができる点です。
1人でこなせる仕事は、フォーカスタイム中に取り組み、誰かに指示を仰いだり、確認したりする作業が必要な仕事は、それ以外の時間帯に取り組むことで、限られた時間を有効活用できます。
という風に、とてもたくさんのメリットがある、フォーカスタイムですが、デメリットもありますので、併せて確認していきましょう。
デメリットについて
フォーカスタイムを導入したけれども、うまく活用できずに、辞めてしまったという会社もあるようです。
デメリットとして、いくつか紹介していきますので、導入前に対策を考えておくといいでしょう。
1つは、フォーカスタイムを導入している会社はまだまだ少ないため、他の部署や取引先に理解されにくい場合があります。
ちょっと間違うと、トラブルにもなりかねません。
また、新しいメンバーが入ってくると、フォーカスタイムになれるまでに、割込みが発生しやすいという点も考えられます。
そして、１番難しいのが、その会社における繁忙期に、どうフォーカスタイムを活用していくかでしょう。
どうしても、繁忙期になると、社員それぞれが忙しくなります。
しかし、個人でできる仕事と、どうしてもチームで行う仕事がありますので、どう実行してくかについては、事前に対策をしておいたほうがいいでしょう。
その他にも、フォーカスタイムに全力を尽くそうとするため、それ以外の時間には、どうしても気が緩みがちで、集中力が落ちる場合もあります。
このように、いくつかのデメリットもありますが、導入前に話し合いをしておくことで、トラブルを防ぐことも可能だと思いますので、スムーズに導入するためのポイントをご紹介していきましょう。
フォーカスタイムを導入するために
フォーカスタイムをスムーズに導入するために、いくつかのポイントがります。フォーカスタイムを実行しながら、社内のトラブルを防ぐためにも、確認していきましょう。
導入前の周知
フォーカスタイムだからといって、いきなり取引先からの電話にも出ないというのは、なかなか理解を得られることではありません。
そのため、フォーカスタイムを導入する前に、取引先には、あらかじめフォーカスタイムのことをしっかりと伝えて、理解を求める必要があります。
そうしないと、トラブルの原因ともなり、生産性を向上させるつもりが、かえって逆効果になりかねません。
全社でのスタート
フォーカスタイムは、できるだけ全社で一斉に導入すると効果が大きいとされます。
一部の部署だけで導入すると、フォーカスタイムには、その部署との連絡がつかないことで、他の部署とのトラブルの原因にもなりかねません。
このようなトラブルを防ぐためには、社内で一斉にフォーカスタイムを導入するといいでしょう。
割込み無視の徹底
フォーカスタイムを導入して、一番の問題は、「ちょっとだけ」ということで、メールを送ったり、話しかけたりと、いわゆる割込みをしてしまうことです。
一部の割込みを許してしまうと、そこからどんどん割込みが増えてしまいます。
そうなると、フォーカスタイムが、ただの形だけのものになってしまいます。
これを防止するためには、トップダウンで導入するとともに、全員でしっかりルールを守るという意識と、誰か割込みをした際に、お互い注意しあうという環境づくりがとても大切になってきます。
フォーカスタイムのサイン
フォーカスタイムを導入するときには、自分が、または部署がフォーカスタイム中であると、周囲にわかるようにする必要があります。
例えば、デスクに目立つ目印を立てたり、予定表に、「〇時までフォーカスタイム中」等と、書き込んだりするといいでしょう。
誰が見ても、フォーカスタイムであることがわかるようにしておくことがとても大切です。
フォーカスタイム以外の時間
フォーカスタイムで、社員間のコミュニケーションを遮断する分、それ以外の時間には、できるだけ積極的なコミュニケーションが必要です。
仕事は一人で完結できない場合が多いので、仕事がスムーズに進めることができなくなったり、フォーカスタイムに理解が得られにくくなったり、その他、誤解を受けることもあるかもしれません。
積極的なコミュニケーションが、それらの問題を解決する糸口にもなりますので、雑談や質問への返答など、よりコミュニケーションを取ることを、意識するといいでしょう。
緊急時の対応について
フォーカスタイム中に、すぐに対応が必要な緊急事態が起きることも少なからずあるでしょう。
そんな時は、どうしても割込みで伝える必要があります。
どのような事態を緊急事態とするかは、事前に決めておきたいものです。
そうしないと、割込みが起きやすくなってしまいます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
フォーカスタイムを取り入れていない会社では、はじめは難しいと感じるかもしれません。
いったん導入しても、失敗とみなされることも多いのは事実です。
導入のポイントでお伝えしたように、割込みの禁止や、始める前の周知もルールとしてありますが、なにより、継続して行うことが大切でしょう。
まずは、社員や取引先への理解や周知をしっかりと行い、ぜひ仕事の効率化を図っていただきたいです。
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